Обработка документов постоянного срока хранения и передача на государственное хранениеКаждый вид документа любой организации имеет определенный цикл жизни, по истечении которого он подлежит сдаче в архив, либо ведомственный, либо муниципальный. Передача документации на архивное хранение выполняется, опираясь на требования законодательства России. Сотрудники государственных архивов могут отказать в приеме собранной документации, если дела сформированы неправильно. Во избежание возникновения подобных неприятных ситуаций лучшим вариантом будет обращение к специалистам. Компания “Архив-Центр” предлагает Вам правильную и грамотную обработку документации постоянного срока хранения и ее передачу на государственное хранение. Весь процесс работы, осуществляемый нами подразделяется на несколько этапов:

  1. Экспертиза практической ценности бумаг.
  2. Составление описей дел.
  3. Переплет документов.
  4. Передача сформированных дел на хранение.

Каждому делу присваивается учетный номер, который является главной составляющей архивного шифра и в дальнейшем обеспечивает учет документации. Описи, приложенные к делам позволяют узнать краткое содержание документов и их расположение. Документация, которая сдается в ведомственный архив хранится до передачи их на государственное хранение. В случае, когда происходит ликвидация организации все документы подлежат обязательной передаче на хранение в государственные органы. Также передаче в архив подлежат кадровые документы со сроком хранения 75 лет и документы длительного срока хранения, свыше 10 лет, которые затем служат основанием для выдачи справок.

При первой передаче дел на государственный архив создается историческая справка. При следующих передачах в историческую справку вносятся необходимые изменения. Все экземпляры описи помечаются отметкой о приеме документов в государственный архив. Данный факт оформляется актом приема-передачи сформированных дел. В том случае если существуют расхождения между итоговой записью в описи и количеством дел, действительно подаваемых в государственный архив, то делается итоговая запись, которая будет соответствовать актуальному положению дел.

Потерянные подлинники допустимо заменить копиями. Перед передачей документации в архив государственного органа, все дела в обязательном порядке проходят научно-техническую проверку. В архив также нами предоставляется один экземпляр составленного акта приема-передачи сформированных дел. Опытная команда компании “Архив-Центр” при получении заявки от клиента приступает к обработке в ближайшие минуты. Весь процесс архивирования документации производится грамотно и оперативно быстро. Для уточнения вопросов наберите указанный номер телефона или напишите на электронную почту.